Выдача займов в 1С ЗУП 2.5 и проблема возврата займа в 1С 8.3 уволенным сотрудником после переноса данных в ЗУП 3.1

Владимир Ильюков

 

Порядок выдачи займов в 1С Предприятие и их возврат определяется договором займа, который заключается с сотрудником в соответствии со ст. 807 ГК РФ. Многие аспекты учёта займов в 1С ЗУП достаточно хорошо автоматизированы. Это начисление основного долга, начисление процентов по займу в 1С 8.3, расчёт материальной выгоды и начисление НДФЛ с материальной выгоды.

Тем не менее, проблема с учётом займов может возникнуть даже после успешного переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.1.

Недавно ко мне обратились со следующим вопросом. В декабре 2017 года были уволены сотрудники, которые не успели погасить ранее полученные ими займы в 1С ЗУП 2.5. Вопрос, как отразить возврат займов этими лицами в 1С ЗУП 3.1?

Если отвечать кратко, то никак! В программе 1С ЗУП 3.1 учёт займов ведётся в разрезе сотрудников. Поэтому в документе «Договор займа сотруднику» программа позволит указать только работающего сотрудника. При переносе данных в 1С ЗУП 3.1 уволенные сотрудники не переносятся. В результате подставить в документ «Договор займа сотруднику» некого.

Можно предложить два варианта решения этой задачи.

  • Корректный. Займы уволенных должников погашаем в программе 1С Бухгалтерия 3.0.
  • Не совсем корректный. Займы уволенных должников погашаем в программе 1С ЗУП 3.1.

 

Возврат займа уволенным должником в 1С Бухгалтерия 3.0

В программе 1С Бухгалтерия 3.0 регистрировать выдачу займов можно не только сотрудникам, но и контрагентам. В свою очередь контрагентами могут быть, как организации, так и физические лица (не сотрудники).

В настоящее время операции выдачи и погашения займов частично автоматизированы. Для этого в документах «Платёжное поручение», «Списание с расчётного счёта» и «Выдача наличных» предусмотрена операция «Выдача займа контрагенту». Одновременно в документах «Поступление на расчётный счёт», «Поступление наличных» предусмотрена операция «Возврат займа контрагентом».

В тоже время операции начисления процентов по займу, материальная выгода и НДФЛ с материальной выгоды в 1С Бухгалтерия 8.3 не автоматизированы. Их придётся рассчитывать вручную. Можно попытаться найти подходящую обработку или заказать расширение для программы.

 

Возврат займа уволенным должником в 1С ЗУП 3.1

Возврат займов физическими лицами в программе 1С ЗУП 3.1 не предусмотрен. Остаётся вариант как-то «обхитрить» её.  Для этого в программе надо описать сотрудника. Кажется, чего проще: 1С ЗУП 3.1 позволяет без приказа о приёме на работу создавать в справочнике «Сотрудники» новые элементы. Но нам это не поможет.

Таким образом введённые сотрудники по-настоящему ещё не являются сотрудниками. Это просто «заготовки» для будущего приказа о приёме на работу. Есть, как минимум два обходных варианта. Ввести фиктивного сотрудника или ввести фиктивный договор ГПХ.

 

Фиктивный работник

Перейти в журнал «Главное > Данные на начало эксплуатации» и создать документ «Начальная штатная расстановка»

Возврат ззайма в 1С

 

При большом количестве уволенных должников целесообразно создать соответствующие подразделение и должность, например, «Уволенные займополучатели» и «Займополучатель». Проводим этот документ.

После этого документ «Договор займа сотруднику» позволит отразить остаток долга по займу уволенного сотрудника.

Договор займа в 1С

 

Выполним начисление зарплаты за январь.

Начисление займа в 1С

 

Как видно, программа правильно начислила сумму к погашению, материальную выгоду и НДФЛ с материальной выгоды. Но так как Займополучатель Займ Займович на самом деле уже не является сотрудником, то в документе «Начальная штатная расстановка» мы не назначили ему плановых начислений. Соответственно зарплата ему не начислена (закладка «Начисления» пуста) и погашать его долг не из чего.

Следующий момент.  Когда Займополучатель Займ Займович был сотрудником нашей организации наша организация выступала налоговым агентом по уплате НДФЛ. Сейчас он не является сотрудником нашей организации. Он просто физическое лицо и НДФЛ с материальной выгоды обязан уплатить самостоятельно.

Из этого следует что вводить документы «Начисление зарплаты и взносов» на уволенных физлиц, которые ещё не рассчитались по займу не следует. Вместо этого остаётся лишь отражать возврат займа в 1С документами «Зарплата > Займы сотрудникам > Погашение займа сотруднику».

Возврат займа в 1С 8.3

 

Фиктивный договор ГПХ

В этом случае вместо документа «Начальная штатная расстановка» уволенным должником оформляем фиктивный договор гражданско-правового характера (ГПХ): «Зарплата > Договоры (в т. ч. авторские) > Договор (работы, услуги)».

Договор займа 1С 8.3

 

Фактически таким образом зарегистрирован договор-пустышка. Сумма по договору нулевая. Он нам понадобился лишь для того, чтобы зарегистрировать фиктивного сотрудника.

Как и в предыдущем варианте возврат займа в 1С погашаем документами «Зарплата > Займы сотрудникам > Погашение займа сотруднику».

 

Заключение

Какой вариант выбрать? Я за первый. Хоть он и не автоматизирован до конца, зато есть уверенность в том, что он корректно отработает все необходимые моменты.

Погашать займы уволенных в программе 1С ЗУП 3.1 получается тоже можно. Однако нет уверенности, что всё пройдёт гладко. Надо всё внимательно проверять, по крайней мере на первых месяцах погашения

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями. Напишите отзыв.

 

 

Дата: 07 февраля 2018 г.Рейтинг: +++--

Смелее включайтесь в обсуждение статьи: вопросы, замечания, дополнения, всё, что посчитаете нужным сказать



Вероника Маслова () Вероника Маслова
14.04.2018 10:42
Не очень поняла следующее: для чего нужно составлять фиктивный договор ГПХ на фиктивного работника? Мне нужно списать займ у работника, который ещё не получил окончательный расчёт при увольнении, но за ним числится долг. Есть ли вариант сумму займа списать из зарплаты через 1С Бухгалтерия 3.0? Если да, объясните, пожалуйста, простым языком, как это сделать
Ответить
Ильюков Владимир () Ильюков Владимир
15.04.2018 10:28
В программе 1С ЗУП 3.1 учёт займов автоматизирован для сотрудников. Уволенный сотрудник уже не сотрудник данной организации. Именно поэтому и приходиться создавать фиктивного сотрудника. Если ваш сотрудник не уволен, то продолжаете с ним работать в рамках предустановленного типового функционала.
В 1С Бухгалтерия учёт займов не автоматизирован, поэтому все необходимые операции придётся делать вручную.
Ответить
Нина Ельмекеева () Нина Ельмекеева
16.04.2018 23:12
Столкнулась с такой проблемой. Работник пока ещё не уволен, но предстоит увольнение и выплата остатка зарплаты. За ним числится займ, который он брал, а сумма больше, чем положенный остаток при расчёте. Как в этом случае правильно поступить? Создавать ли фиктивного сотрудника, "заключая" с ним договор ГПХ или увести в минус действующего сотрудника, если, конечно, это законно и возможно, с требованием внести разницу по его займу. Этого в статье нет, возможно, будет и другим интересно, если автор расскажет
Ответить
Григорий Лапустян () Григорий Лапустян
17.04.2018 15:14
Могу сказать, что два предоставленных метода списания займов у уволенного работника вполне рабочие и ими можно воспользоваться для упрощения учета, но все - таки у каждого имеются какие - либо недоработки, которые специалисту стоит при последующих расчетах учитывать. Сложность состоит в том, что уволенный сотрудник уже не числится, как действующий работник, поэтому главной задачей будет являться то, чтобы все - таки он смог вернуть займ организации. И все - таки для программы 1С Бухгалтерия 3.0 я бы порекомендовала бы установить расширение, чтобы не возникало путаницы при расчетах, так как вручную их производить утомительно.
Ответить
Мария Павлова () Мария Павлова
18.04.2018 12:06
В целом, материал хороший, только почему бы автору не объяснить, как можно списать займ, полученный сотрудником, в счёт его зарплаты, пока он не уволился? И каким образом это можно сделать через 1С? Тот человек не возвращает полученные средства уже долгое время, а в ближайшей перспективе хочет уволиться. Вот и хотелось бы понять детально, могу ли я таким образом поступить (снять из зарплаты) как бухгалтер?
Ответить