Выдача займов в 1С ЗУП 2.5 и проблема возврата займа в 1С 8.3 уволенным сотрудником после переноса данных в ЗУП 3.1

Владимир Ильюков

 

Порядок выдачи займов в 1С Предприятие и их возврат определяется договором займа, который заключается с сотрудником в соответствии со ст. 807 ГК РФ. Многие аспекты учёта займов в 1С ЗУП достаточно хорошо автоматизированы. Это начисление основного долга, начисление процентов по займу в 1С 8.3, расчёт материальной выгоды и начисление НДФЛ с материальной выгоды.

Тем не менее, проблема с учётом займов может возникнуть даже после успешного переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.1.

Недавно ко мне обратились со следующим вопросом. В декабре 2017 года были уволены сотрудники, которые не успели погасить ранее полученные ими займы в 1С ЗУП 2.5. Вопрос, как отразить возврат займов этими лицами в 1С ЗУП 3.1?

Если отвечать кратко, то никак! В программе 1С ЗУП 3.1 учёт займов ведётся в разрезе сотрудников. Поэтому в документе «Договор займа сотруднику» программа позволит указать только работающего сотрудника. При переносе данных в 1С ЗУП 3.1 уволенные сотрудники не переносятся. В результате подставить в документ «Договор займа сотруднику» некого.

Можно предложить два варианта решения этой задачи.

• Корректный. Займы уволенных должников погашаем в программе 1С Бухгалтерия 3.0.
• Не совсем корректный. Займы уволенных должников погашаем в программе 1С ЗУП 3.1.

 

Возврат займа уволенным должником в 1С Бухгалтерия 3.0

В программе 1С Бухгалтерия 3.0 регистрировать выдачу займов можно не только сотрудникам, но и контрагентам. В свою очередь контрагентами могут быть, как организации, так и физические лица (не сотрудники).

В настоящее время операции выдачи и погашения займов частично автоматизированы. Для этого в документах «Платёжное поручение», «Списание с расчётного счёта» и «Выдача наличных» предусмотрена операция «Выдача займа контрагенту». Одновременно в документах «Поступление на расчётный счёт», «Поступление наличных» предусмотрена операция «Возврат займа контрагентом».

В тоже время операции начисления процентов по займу, материальная выгода и НДФЛ с материальной выгоды в 1С Бухгалтерия 8.3 не автоматизированы. Их придётся рассчитывать вручную. Можно попытаться найти подходящую обработку или заказать расширение для программы.

 

Возврат займа уволенным должником в 1С ЗУП 3.1

Возврат займов физическими лицами в программе 1С ЗУП 3.1 не предусмотрен. Остаётся вариант как-то «обхитрить» её.  Для этого в программе надо описать сотрудника. Кажется, чего проще: 1С ЗУП 3.1 позволяет без приказа о приёме на работу создавать в справочнике «Сотрудники» новые элементы. Но нам это не поможет.

Таким образом введённые сотрудники по-настоящему ещё не являются сотрудниками. Это просто «заготовки» для будущего приказа о приёме на работу. Есть, как минимум два обходных варианта. Ввести фиктивного сотрудника или ввести фиктивный договор ГПХ.

 

Фиктивный работник

Перейти в журнал «Главное > Данные на начало эксплуатации» и создать документ «Начальная штатная расстановка»

 

При большом количестве уволенных должников целесообразно создать соответствующие подразделение и должность, например, «Уволенные займополучатели» и «Займополучатель». Проводим этот документ.

После этого документ «Договор займа сотруднику» позволит отразить остаток долга по займу уволенного сотрудника.

 

Выполним начисление зарплаты за январь.

 

Как видно, программа правильно начислила сумму к погашению, материальную выгоду и НДФЛ с материальной выгоды. Но так как Займополучатель Займ Займович на самом деле уже не является сотрудником, то в документе «Начальная штатная расстановка» мы не назначили ему плановых начислений. Соответственно зарплата ему не начислена (закладка «Начисления» пуста) и погашать его долг не из чего.

Следующий момент.  Когда Займополучатель Займ Займович был сотрудником нашей организации наша организация выступала налоговым агентом по уплате НДФЛ. Сейчас он не является сотрудником нашей организации. Он просто физическое лицо и НДФЛ с материальной выгоды обязан уплатить самостоятельно.

Из этого следует что вводить документы «Начисление зарплаты и взносов» на уволенных физлиц, которые ещё не рассчитались по займу не следует. Вместо этого остаётся лишь отражать возврат займа в 1С документами «Зарплата > Займы сотрудникам > Погашение займа сотруднику».

 

Фиктивный договор ГПХ

В этом случае вместо документа «Начальная штатная расстановка» уволенным должником оформляем фиктивный договор гражданско-правового характера (ГПХ): «Зарплата > Договоры (в т. ч. авторские) > Договор (работы, услуги)».

 

Фактически таким образом зарегистрирован договор-пустышка. Сумма по договору нулевая. Он нам понадобился лишь для того, чтобы зарегистрировать фиктивного сотрудника.

Как и в предыдущем варианте возврат займа в 1С погашаем документами «Зарплата > Займы сотрудникам > Погашение займа сотруднику».

 

Заключение

Какой вариант выбрать? Я за первый. Хоть он и не автоматизирован до конца, зато есть уверенность в том, что он корректно отработает все необходимые моменты.

Погашать займы уволенных в программе 1С ЗУП 3.1 получается тоже можно. Однако нет уверенности, что всё пройдёт гладко. Надо всё внимательно проверять, по крайней мере на первых месяцах погашения

2. Есть, с кем поделиться статьёй? Обязательно поделитесь.

 

3. Пишите свои комментарии, вопросы, пожелания!